Vom privaten KI-Abo zur vertretbaren Praxis: wie Kanzleien in sechs Wochen sicher starten

Das Bild, das wir in kleinen Kanzleien antreffen

KI ist in den meisten Kanzleien längst angekommen. Partner fassen Akten mit einem Chatbot zusammen, Mitarbeitende lassen Briefe vorformulieren, jemand übersetzt eine Klausel. Meist geschieht das über persönliche Abos, die einzelne Personen selbst abgeschlossen haben.

Das ist verständlich: Die Werkzeuge sind gut, und der Nutzen ist sofort spürbar. Aber es bleibt eine Lücke, die erst sichtbar wird, wenn jemand nachfragt.

	Heute, häufig	Nach der Einrichtung
Konten	Persönliche Abos zu Konsumentenbedingungen	Ein Arbeitsbereich der Kanzlei zu kommerziellen Bedingungen
Mandantendaten	Je nach Anbieter und Einstellung für das Training von Modellen genutzt	Vertraglich vom Training ausgeschlossen
Verträge	Keine Vereinbarung regelt die Bearbeitung	Auftragsbearbeitungsvertrag und Geheimhaltungsverpflichtung
Mandanten	Nicht informiert, nichts im Mandatsvertrag	Informationsblatt und Mandatsklausel
Die Regel	Ermessen im Moment, Fall für Fall	Eine schriftliche Regel, was bearbeitet werden darf
Nachweis	Nichts, was man auf Nachfrage zeigen könnte	Ein Dossier für Mandanten, Versicherer oder Aufsicht

Die Frage ist nicht, ob Ihre Kanzlei KI nutzt. Die Frage ist, ob Sie es belegen können, wenn ein Mandant fragt.

Warum das für Kanzleien besonders zählt

Kanzleien und Treuhandbüros arbeiten mit Informationen, die ihnen im Vertrauen übergeben werden. Für Anwältinnen und Anwälte ist das Berufsgeheimnis gesetzlich verankert, seine Verletzung ist strafbar. Für alle gilt das Datenschutzgesetz, das nach Auffassung des EDÖB direkt auf KI anwendbar ist.

Wer Mandantendaten einem externen Dienst anvertraut, braucht deshalb drei Dinge: einen Vertrag, der die Bearbeitung regelt, eine Verpflichtung des Anbieters zur Geheimhaltung, und Kontrolle darüber, wer worauf zugreifen kann. Ein privates Abo erfüllt keinen dieser Punkte.

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Stufe 1: die Einrichtung in sechs Wochen

Die Einrichtung ist bewusst schlank. Sie verändert nicht, wie die Kanzlei arbeitet, sondern auf welcher Grundlage.

Wochen 1 und 2: Grundlagen. Ein Arbeitsbereich der Kanzlei wird eingerichtet, die privaten Konten werden abgelöst. Die bestehende Microsoft-365-Umgebung wird angebunden, mit bewusst begrenztem Zugriff. Jedes aktive Mandat erhält einen eigenen, getrennten Bereich. Die Partner investieren eine Sitzung von 90 Minuten zu den wiederkehrenden Aufgaben und treffen drei Entscheide.

Wochen 3 und 4: das Compliance-Dossier. Der Auftragsbearbeitungsvertrag und die Geheimhaltungsverpflichtung werden abgeschlossen. Mögliche Zugriffe ausländischer Behörden werden beurteilt und dokumentiert. Dazu kommen ein Informationsblatt für Mandanten, eine Mandatsklausel, eine interne Weisung und eine schriftliche Regel, was bearbeitet werden darf. Die Partner brauchen rund drei Stunden für Durchsicht und Freigabe.

Wochen 5 und 6: die eigene Arbeitsweise. Aus rund 25 bisherigen Briefen wird erfasst, wie die Kanzlei schreibt: Aufbau, Formulierungen, Terminologie auf Deutsch und Englisch. Für die wiederkehrenden Aufgaben entstehen fertige Anleitungen. Gleichzeitig beginnt eine Ausgangsmessung, damit der Gewinn später belegt und nicht nur vermutet ist. Zwei kurze Schulungen, danach normaler Einsatz.

Insgesamt sind das rund acht Stunden Zeit der Partner, verteilt auf sechs Wochen.

Drei Entscheide, die bei der Kanzlei liegen

1. Ort der Bearbeitung: Ist eine Bearbeitung ausserhalb der Schweiz vorerst vertretbar, oder braucht es zuerst einen eigenen Arbeitsbereich mit Bearbeitung in Europa?
2. Wer Zugriff erhält: Welche Mitarbeitenden nutzen die Umgebung, und wie weit reicht ihr Zugriff auf die Ablage?
3. Was draussen bleibt: Werden bestimmte Mandanten, Mandate oder Arten von Arbeit ganz von der KI-Nutzung ausgenommen?

Was bewusst nicht geschieht

Kein neues Ablagesystem, keine Umorganisation der Ordner, keine neue Software. Die Kanzlei arbeitet weiter in Word, Outlook und ihrer bestehenden Ablage.

Wie es danach weitergeht

Nach der Einrichtung ist jede weitere Stufe ein eigener Entscheid, getroffen auf Basis dessen, was gemessen wurde.

Stufe	Was entsteht	Wert für die Kanzlei
2 Eigener Arbeitsbereich	Bearbeitung in Europa, eigene Aufbewahrungsregeln, Protokoll pro Mandat, Vorlagen und Fristberechnung	Die verbleibenden Compliance-Lücken schliessen sich
3 E-Mail und Aufgaben	Post wird dem Mandat zugeordnet, Fristen und Antworten werden vorbereitet, die Kanzlei gibt frei	Der Posteingang bestimmt nicht mehr die Agenda
4 Wiederkehrende Mandate	Standardabläufe als freigegebene Playbooks	Routinemandate brauchen einen Bruchteil der Zeit, Pauschalhonorare werden möglich
5 Digitale Dienstleistungen	Standardisierte Prüfungen online, etwa von Arbeitszeugnissen oder Klauseln, mit Prüfung durch die Kanzlei	Umsatz, der nicht an persönliche Stunden gebunden ist

Die letzte Stufe ist die strategisch wichtigste. KI-basierte Anbieter werden standardisierte Rechts- und Treuhandleistungen günstiger anbieten. Kanzleien, die ihr Wissen selbst in solche Leistungen übersetzen, sind dieser Konkurrenz einen Schritt voraus.

Was die Kanzlei danach sagen kann

Am Ende der Einrichtung steht ein Satz, den die Kanzlei gegenüber Mandanten, Versicherern und der Aufsicht vertreten kann: KI-Unterstützung zu kommerziellen Bedingungen ohne Training mit Mandantendaten, mit Auftragsbearbeitungsvertrag und Geheimhaltungsverpflichtung, einer schriftlichen Regel, was bearbeitet werden darf, und der Prüfung und Freigabe aller wesentlichen Ergebnisse durch die Kanzlei.

Das ist weniger spektakulär als ein KI-Projekt. Aber es ist die Grundlage, auf der alle weiteren Stufen sicher aufbauen.